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语言文字规范化行文格式要求

发布时间:2015年12月30日 点击数: 字体:

一、公文文号的正确使用

印发公文时,年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择),而不应该用小括号“() ”或中括号“ [ ] ”。副科级以上单位有资格发公文。

如:区汉语委发(2009)5号 (不规范)

区汉语委发[2009]5号 (不规范)

区汉语委发〔2009〕5号 (规 范)

二、标题的要求

(一)正文必须要有标题(封面除外)。标题使用二号小标宋体字。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。

(二)标题字数较多时,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当,不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形,避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。

(三)标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号。如有副标题则回行居中,字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用()括住,字体使用四号楷体,单位名称与时间间隔两个空格,时间使用数字形式,如:(东胜区教育局 2009年11月11日)

三、正文的要求

(一)正文要与标题隔一行。

(二)正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号黑体,二级标题使用三号楷体,三级标题使用三号仿宋体加粗,四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。

(三)全文层次序号的使用

1.第一层为“一、”,以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十……等。

2.第二层为“(一)”,以下可排(二)(三) (四)……,此序号采用输入法输入,括号后面不得添加任何标点。

3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点,而不是顿号或句号。以下可排2. 3. 4. 5. 6. 7.……。

4.第四层为“(1)”,此序号是采用输入法输入,括号后面不得添加任何标点。(1)以后可排(2)(3)(4)(5)……。

5.第五层为“①”,此序号是从插入中的特殊符号里选择,圆圈后面不得添加任何标点,①以后可排② ③ ④ ⑤⑥……。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。

(四)行文格式的要求

1.每个自然段的首行必须左空两格(包括序号)。一级标题前面左空两格。

2.请示、报告、通知等有称谓的,文章的第一行称谓须顶格。

(五)正文中如有引用的内容则必须准确无误,必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用公文标题使用简称时,先用全称,并注明简称。

(六)正文如有附件,应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

四、正文中一些主要标点符号的使用

(一)破折号,行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号,破折号的长度为两个汉字的长度,例“——”,而不是数个短横,例“——”。

(二)连接号,相关的时间、地点或数目之间用连接号,表示起止。学校计划、总结中使用到的主要有以下情况:

1.表示时间起止的,学期工作计划、总结中学年度中的连接号“—”是两个字符的长度,也就是一个汉字的长度,不是两个短横或其它。

2.表示数目的,用阿拉伯数字表示数值的范围,例如:总结、计划中出现的“0~3岁婴幼儿”,0和3之间应用浪纹线。

3.表示地点的,例如:东胜——康巴什,是两个汉字的长度。

(三)省略号,省略号的形式为“……”,六个小圆点占两个字的位置,不是六个小短横。

(四)标点符号的位置。

1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置,居右偏下,不出现在一行之首。

2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末,后一半不出现在一行之首。

3.破折号和省略号各占两个字的位置,中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置,这四种符号上下居中。

(五)页码用四号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条四号一字线。单页码居右,双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、文章中数字的使用

(一)使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方,所表示的数目又比较精确时,均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如:2009年2月12日 500克 20支 等。

(二)使用汉字。根据国家有关标准,凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字,必须使用汉字。如:星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二〇师 “ 十一五”计划 零岁教育等。

(三)应当使用国家法定计量单位。

六、汉语拼音注音字母的正确使用

(一)大小写:句子的首字母大写;诗行的首字母大写;专有名词每个词首字母大写;标题、标语可以全部大写。

(二)分连写:词内连写,词间分写。

以标语为例:

“公 共 场 所 请 勿 吸烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注,不规范。

以下标注规范:

“公 共 场 所请 勿 吸 烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

七、关于时间的写法

(一)要求使用汉字的。

1.中国干支纪年和夏历月日使用汉字。如:正月初五 八月十五中秋节

2.清代和清代以前的历史纪年使用汉字(采用阿拉伯数字用括号括注公历)。

(二)要求使用阿拉伯数字的。公历世纪、年代、年、月、日的规范写法。

1.公元前8世纪 20世纪90年代 2009年11月14日

2.2008年、2009年不能简写成“08年”、“09年”,必须写完整的2008年、2009年。

3.2008年9月或2009年1月不能写成“2008、9”或“2009.9”。

4.年、月、日扩展格式的写法,月、日是个位单数时,须在个位前加0,年、月、日之间用半字线隔开,写成2008-09-01。此扩展格式一般在引文著录、行文注释、表格、索引、年表等中使用。

(三)封面和成文结尾时间的汉字写法。

1.正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字,党群系统使用阿拉伯数字。

2.时间使用汉字的规范写法,如:二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字,可从插入中的特殊符合里选择,是正圆,不是椭圆,不是阿拉伯数字0,必须拼写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用,不能写成二00九年。

3.其他不规范形式,如:二〇〇九年6月或2009年六月。

4.成文时间及文中不能拼写成大写的汉字,如:贰零零玖年玖月玖日。

八、落款及时间

(一)正文结尾要有单位名称(全称或规范简称)。单位名称一般在正文的右下方适当的位置,右空两格。

如全称:东胜区塔拉壕小学,简称:东胜塔小。

(二)时间在单位名称的下一行,右顶格。

(三)落款多个单位时,应该每个单位占一行,两端对齐。

(四)正文标题下已经书写单位名称和时间的,结尾不再使用落款和时间。

九、公文中纸张及印章的正确使用

公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm*97mm),左侧装订。版式通用word,页边距上下2.5厘米,左右3.0厘米,行距一般为固定值3 0磅。如有特殊要求,另行处理。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。

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